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7 Consejos para una mejor Gestión de la Documentación en Obra

Estamos evolucionando. Y de manera progresiva los contratistas van dejando atrás el papel para usar el entorno digital de manera definitiva.  Obviamente, el cambio no es drástico y se forma un punto de inflexión donde el método papel y el sistema virtual se mezclan de forma inevitable.  Aunque parezca tedioso y descontrolado, no hay que asustarse puesto que todo cambio necesariamente convoca cierto remolino hasta que los métodos y nuevos conceptos se asientan. Con un buen sistema de control y unas pautas fijas, los riesgos se minimizan y te darás cuenta de que los beneficios llegan de forma exponencial.

 

1. Centraliza la información

La información solo puede estar en un lugar y ese lugar será el mismo para todos los involucrados. Es el llamado Entorno Común de Datos, en inglés Common Data Environment (CDE). Se acabó el guardar documentación contractual en el directorio local. Todo el equipo debe tener acceso en tiempo real a la información mas reciente; solo así los integrantes encontrarán lo que necesitan y ejecutarán un proyecto de forma fluida y eficiente.

Hay varias maneras de centralizar la información dependiendo del tipo y envergadura del proyecto. Se podrían utilizar softwares integrados con plataformas colaborativas, un sistema de información en la nube o un servidor común .

 

2. Proporciona total accesibilidad a la documentación

Cualquier integrante del equipo debe poder acceder a la fuente de información, por lo tanto, la fácil accesibilidad a la documentación tiene que estar garantizada. El almacenaje y gestión de información a través de la nube permite que el equipo en obra acceda ya sea mediante un ordenador, una tablet o desde cualquier smartphone. Este tipo de terminales son una herramienta más de trabajo.

 

3. La última actualización es sagrada

No debe haber la más mínima duda de cuál es la última versión aprobada de cada plano o documento. Para ello es vital, por un lado, un riguroso proceso de chequeo y aprobación y, por otro lado, una organización clara de todas las carpetas que existan en la plataforma. Es aconsejable depositar las versiones obsoletas en un directorio completamente diferente al de la documentación en vigor, para que al acceder a la carpeta siempre encontremos la última actualización.

 

4. Decídete por UN método

Hay que escoger un modus operandi y ceñirse a ello. Por ejemplo, si decides usar la plataforma como manera de acceder/enviar la información, entonces no deberían de mandarse los documentos por email o en papel por envió postal. Esta idea se puede aplicar a cualquier otro ámbito de la obra. La finalidad es reducir al máximo la confusión y hacer la vida mas fácil.

 

5. Usa una Nomenclatura

Usar una nomenclatura para guardar los documentos confiere enormes ventajas – De forma instantánea se identifica lo que es, quien lo ha hecho, a que parte del proyecto pertenece, a que fase, entre otras. El sistema de nomenclatura lo marca la normativa que se vaya usar en cada proyecto. A nivel europeo por ejemplo, la mas relevante hasta el momento es la PAS 1192 en Reino Unido, pero pronto va a ser substituida por una más actualizada (ISO 19650), tema al que se le dedicará una entrada en el blog.

 

6. Notifica los cambios

Cuando se hacen cambios a un documento, debe de haber un sistema que lo notifique a todas las partes. Lo ideal es utilizar un software que envíe una notificación automática a las tablets, ordenadores y smartphones de todos los agentes relevantes. Hasta que ello no ocurra, basta con establecer un procedimiento de comunicación manual y cumplirlo rigurosamente.

 

7. Recibe apoyo por parte de directores y cargos superiores

Muchas veces es duro implementar un nuevo sistema de trabajo, sobre todo por recibir negativas por parte de otros compañeros. Es por ello que este método tiene que ser respaldado e impulsado por altos cargos y directores para que ellos apacigüen cualquier indiferencia o resistencia.

 

 

 

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